DEFINIÇÃO DE UM CLIENTE

Para efeitos da política de KYC, um cliente pode ser definido como:

* Uma pessoa ou entidade que mantém uma conta e/ou tem uma relação comercial com q Green Pole Ltd.
* Em nome de quem a conta é mantida (ou seja, o proprietário beneficiário)
* Beneficiários de operações realizadas por intermediários profissionais, tais como corretores de bolsa, contadores, consultores legais, etc., conforme permitido por lei.
* qualquer pessoa ou entidade ligada a uma transação financeira, que pode representar um risco de reputação significativo ou quaisquer outros riscos para a Green Pole Ltd, digamos, uma transferência bancária ou emissão de uma demanda de saque de alto valor como uma única transação.

A política de KYC inclui os seguintes oito elementos-chave

1. Procedimentos de identificação de clientes
2. Monitoramento das transações
3. Gestão de Risco
4. Programa de treinamento
5. Sistema de controle interno
6. Manutenção de registros
7. Avaliações das diretrizes de KYC por auditoria interna e sistema de inspeção
8. Deveres/responsabilidades e prestação de contas

Diretrizes indicativas
Contas de empresas e firmas

O departamento de conformidade da Green Pole Ltd precisa estar vigilante contra a utilização de entidades comerciais por indivíduos como fachada para a manutenção de contas em bancos.

A sucursal/escritório pode examinar a estrutura de controle da entidade, determinar a origem dos fundos e identificar as pessoas físicas que têm interesse de controle e que compõem a administração. Estes requisitos podem ser moderados de acordo com a percepção de risco, por exemplo, no caso de uma empresa pública, não será necessário identificar todos os acionistas.

Procedimento de identificação de clientes (CIP)

O CIP só pode ser realizado nas seguintes etapas:

1. Ao estabelecer a relação
2. Durante a realização de uma transação financeira
3. Quando a filial/escritório tem dúvidas sobre a autenticidade/veracidade ou sobre a adequação dos dados de identificação do cliente previamente obtidos.
A identificação do cliente significa identificar o cliente e verificar a sua identidade, utilizando documentos, dados ou informações confiáveis e independentes.

A Green Pole Ltd necessita obter informações suficientes para estabelecer, para sua satisfação, a identidade de cada novo cliente, regular ou ocasional, e a finalidade da natureza pretendida da relação bancária.

Estar satisfeito significa que a Green Pole Ltd deve ser capaz de satisfazer as autoridades competentes que a devida diligência foi observada com base no perfil de risco do cliente, em conformidade com as diretrizes em vigor.

Avaliação de risco

Um programa de KYC eficaz deve ser posto em prática, estabelecendo um procedimento adequado e assegurando a sua implementação efetiva. Deve cobrir a supervisão adequada da gestão, sistemas e controles, segregação de funções, treinamento e outros assuntos relacionados. As responsabilidades devem ser explicitamente atribuídas dentro da empresa para assegurar que as políticas e procedimentos da empresa sejam implementadas de forma eficaz.

A natureza e extensão da devida diligência dependerá do risco percebido pelo perfil do cliente da Green Pole Ltd, será um documento confidencial e os detalhes nele contidos não devem ser divulgados para venda cruzada ou qualquer outro propósito.

Os departamentos de auditoria interna e de conformidade da Green Pole Ltd Trade têm um papel importante na avaliação e garantia da adesão às políticas e procedimentos de KYC. A função de conformidade deve fornecer uma avaliação independente das próprias políticas e procedimentos da Green Pole Ltd, incluindo requisitos legais e regulamentares. Deve-se assegurar que o mecanismo de auditoria seja dotado de pessoal adequado com indivíduos que sejam bem versados em tais políticas e procedimentos.

Os inspetores internos devem verificar especificamente a aplicação dos procedimentos de KYC nas filiais/escritórios e comentar os lapsos observados a este respeito.

Triagem de cidadãos especialmente designados e partes sancionadas

Todos os clientes devem ser rastreados através de várias bases de dados de inteligência de risco independentes, tais como “World Compliance” e “World Check” (bases de dados de conformidade profissional).

Identificação do cliente

Pessoas físicas

Para clientes que sejam pessoas físicas, a Green Pole Ltd deve obter dados suficientes de identificação (passaporte, identidade, identificação governamental, etc.) para verificar a identidade do cliente, o seu endereço/local (conta de serviços públicos, extrato bancário, etc.) e também a sua fotografia recente (se possível).

Pessoa jurídicas

Para clientes que sejam pessoas jurídicas ou entidades, a Green Pole Ltd deve verificar o estatuto legal da pessoa jurídica/entidade através de documentos apropriados e relevantes, verificar se qualquer pessoa que pretenda agir em nome da pessoa jurídica/entidade está autorizada a fazê-lo e identificar e verificar a identidade dessa pessoa. Compreender a propriedade e estrutura de controle do cliente e determinar quem são as pessoas físicas que, em última instância, controlam a pessoa jurídica.

Se a Green Pole Ltd decidir aceitar tais contas nos termos da política CAP, a Green Pole Ltd deve tomar medidas razoáveis para identificar quem é (são) o(s) proprietário(s) beneficiário(s).

Para novas contas:

O procedimento “conheça o seu cliente” (KYC) deve ser o princípio fundamental para a identificação de uma conta individual/de empresa. A identificação do cliente deve implicar uma verificação através de uma referência introdutória de um titular de conta existente/uma pessoa conhecida do banco ou com base em documentos fornecidos pelo cliente.

Manutenção de registros

Toda a documentação de identificação e registros de serviços devem ser mantidos por um período mínimo de 7 anos.

Treinamento

Todos os novos funcionários devem receber treinamento de combate à lavagem de dinheiro, como parte do programa de treinamento obrigatório de recém-contratados. Todos os funcionários aplicáveis também são obrigados a completar anualmente o treinamento de AML. É necessária a participação em programas de treinamento adicionais direcionados para todos os funcionários com responsabilidades diárias de AML.